オフィスや店舗にウォーターサーバーを導入したいけれど、「これって経費で落とせるの？」と気になっている方は多いのではないでしょうか。結論から言うと、事業目的で使うウォーターサーバーは経費として計上できます。ただし、使い方や設置場所によって勘定科目が変わるため、正しく処理しないと税務調査で指摘されるリスクもあります。
この記事では、法人・個人事業主それぞれのケースに分けて、ウォーターサーバーの経費計上のやり方や注意点をわかりやすく解説していきます。
ウォーターサーバーが経費になる条件とは
ウォーターサーバーを経費にするための大前提は、「事業に関係する目的で使っていること」です。オフィスで従業員が飲む水、来客に提供する水、店舗でお客様に出す水であれば、いずれも事業目的として認められます。
一方で、自宅にウォーターサーバーを設置して、家族だけで使っている場合は経費にはなりません。個人事業主の場合も、事業用として合理的に説明できることが条件になります。
- 法人のオフィス・店舗設置は基本的に経費OK
- 個人事業主は来客用・事業スペース用であれば計上可能
- 自宅兼事務所の場合は家事按分が必要
勘定科目の使い分け方
ウォーターサーバーにかかる費用は、「サーバー本体のレンタル料」と「水代」に分けて処理するのが基本です。さらに、利用目的によって適切な勘定科目が異なります。
従業員向けに設置する場合
従業員が日常的に利用する目的で設置する場合、「福利厚生費」として計上するのが一般的です。ただし、特定の役員だけが使える個室にしか置いていないといった場合は、福利厚生費として認められない可能性があります。全従業員が平等にアクセスできる場所に設置していることがポイントです。
来客用に設置する場合
来客対応のために待合スペースや応接室に設置するなら、「接待交際費」で計上します。お客様へのおもてなしとして提供するお茶やコーヒーと同じ扱いです。
店舗でお客様に提供する場合
美容室やフィットネスジムなど、店舗でお客様に水を提供する場合は「販売促進費」や「販売費」として計上できます。サービスの一環として位置づけられるためです。
サーバーレンタル料の科目
サーバー本体のレンタル料は「賃借料」や「リース料」として計上します。水代とは別の科目にするのが経理上は正確です。
科目と税率を分けて入力する作業は、会計ソフトを使うと帳簿づけの手間を減らせます。パッケージ版は通販でも取り扱いがあります。
水代とレンタル料で消費税率が違う点に注意
意外と見落としがちなのが消費税率の違いです。水代は飲食料品にあたるため軽減税率8%が適用されますが、サーバーのレンタル料は標準税率10%が適用されます。
つまり、請求書に「水代」と「レンタル料」が一括で記載されている場合でも、会計処理では税率を分けて入力する必要があります。会計ソフトを使っている場合は、入力時に税率を個別に設定しましょう。
水代（軽減税率8%）とレンタル料（標準税率10%）を同じ税率で処理してしまうと、消費税の申告時にずれが生じます。請求書の内訳をしっかり確認してください。
個人事業主が経費にするときの注意点
個人事業主の場合、法人とは少し事情が異なります。従業員がいない個人事業主が自宅で使うウォーターサーバーは、原則として経費にできません。「自分の飲み水」は生活費とみなされるためです。
ただし、以下のケースであれば経費計上の余地があります。
- 自宅兼事務所で、事業スペースに設置して来客にも提供している
- 従業員やアルバイトがいて、福利厚生として設置している
- 店舗型の事業で、お客様に提供している
自宅兼事務所の場合は「家事按分」が必要です。事業利用の割合を合理的に算出し、その分だけを経費として計上します。たとえば事業使用割合が50%であれば、水代・レンタル料の50%を経費として計上できます。
法人がウォーターサーバーを導入する節税メリット
法人の場合、ウォーターサーバーの費用を経費にすることで、課税所得を減らし、法人税の節税につなげることができます。具体的には、月額のレンタル料・水代・メンテナンス費用などがすべて損金算入の対象になります。
また、福利厚生の一環としてウォーターサーバーを設置すれば、従業員の満足度向上や離職防止にも役立つという副次的なメリットもあります。経費としての節税効果だけでなく、職場環境の改善という点でも導入する価値は大きいでしょう。
仕訳の具体例
実際にどう仕訳するのか、具体例を見てみましょう。
例1：従業員用に月額レンタル料1,100円（税込）・水代4,320円（税込）を支払った場合
- （借方）賃借料 1,000円 ／（貸方）普通預金 1,100円 ※消費税10%
- （借方）仮払消費税 100円
- （借方）福利厚生費 4,000円 ／（貸方）普通預金 4,320円 ※消費税8%
- （借方）仮払消費税 320円
例2：来客用に同じ金額を支払った場合
- レンタル料は「賃借料」、水代は「接待交際費」で処理
会計ソフトを使えば、勘定科目と税率を選択するだけで自動的に仕訳が作成されるので、手間はほとんどかかりません。クラウド会計ソフトのマネーフォワードやfreeeでは、ウォーターサーバー関連の仕訳テンプレートも用意されています。
購入した場合の経費処理
ウォーターサーバー本体をレンタルではなく購入した場合は、購入金額によって処理方法が変わります。
- 10万円未満：「消耗品費」として一括で経費計上
- 10万円以上20万円未満：「一括償却資産」として3年で均等償却
- 20万円以上：「器具備品」として耐用年数に応じて減価償却（一般的に6年）
なお、青色申告をしている中小企業であれば、30万円未満の資産は「少額減価償却資産の特例」を使って全額をその年の経費にできます（年間合計300万円まで）。この特例を活用すれば、購入した年に一括で損金算入できるため節税効果が高くなります。
よくある質問（Q&A）
Q. ウォーターサーバーの電気代も経費になる？
はい、事業用として使っている場合は電気代も経費になります。ただし、電気代は通常まとめて支払うため、ウォーターサーバー分だけを正確に分離するのは難しいでしょう。自宅兼事務所の場合は、電気代全体を家事按分して計上するのが現実的です。
Q. 個人事業主で従業員がいない場合は絶対に経費にできない？
「絶対」ではありませんが、かなりハードルが高いです。頻繁に取引先との打ち合わせがある、来客が多い事業形態であれば、来客用として接待交際費で計上できる可能性はあります。ただし、使用実態を説明できるように記録を残しておくことが大切です。
Q. 浄水型ウォーターサーバーでも同じ扱い？
浄水型（水道直結型・水道水補充型）の場合も、事業目的の設置であれば経費計上できます。ボトル配送型と同じく、レンタル料は「賃借料」で処理します。水代がかからない分、消費税率の分け方はシンプルになります。
経費計上で失敗しないための記録の残し方
ウォーターサーバーを経費として計上する際には、税務調査で問われたときに説明できるよう、利用目的と使用状況を記録しておくことが重要です。特に個人事業主の場合は、事業利用の実態を証明するために日頃から記録を習慣づけておきましょう。
残しておくべき記録
- 請求書・領収書：毎月の水代やレンタル料の明細を保管する。インボイス制度対応の適格請求書であることも確認する
- 設置場所の写真：オフィスや事業スペースに設置していることがわかる写真を撮っておく
- 利用目的のメモ：来客用なのか従業員用なのか、導入時に目的を文書化しておく
- 家事按分の計算根拠：自宅兼事務所の場合、事業割合をどう算出したかの根拠を残す
毎月の請求書や領収書は、月ごとに分けて綴じられるファイルにまとめておくと、あとから探す手間がかかりません。
これらの記録があれば、万が一の税務調査でも慌てずに対応できます。面倒に感じるかもしれませんが、最初に仕組みを作っておけばあとは楽です。
ウォーターサーバー以外の飲料も経費にできる？
ウォーターサーバーだけでなく、オフィスで提供するお茶やコーヒーなどの飲料も同じ勘定科目で経費計上できます。従業員向けなら「福利厚生費」、来客向けなら「接待交際費」です。ウォーターサーバーの水でコーヒーを淹れる場合は、コーヒー豆やフィルターの費用も同じ科目で処理して問題ありません。
自動販売機の設置費用や、ペットボトルの大量購入も事業目的であれば経費にできるので、飲料関連の支出は漏れなく計上するようにしましょう。
まとめ
ウォーターサーバーは、事業目的で利用する限り経費として計上できます。法人の場合は福利厚生費や接待交際費として、個人事業主の場合は来客用や事業スペース用として合理的に説明できれば問題ありません。
経費計上のポイントをおさらいすると、以下の通りです。
- 水代は軽減税率8%、レンタル料は標準税率10%で分けて処理する
- 利用目的に応じた勘定科目（福利厚生費・接待交際費・販売促進費など）を選ぶ
- 個人事業主は自宅兼事務所の場合、家事按分が必要
- 購入の場合は金額に応じて消耗品費・一括償却・減価償却を使い分ける
正しく経費計上すれば節税にもつながりますので、ウォーターサーバーの導入を検討している事業者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
経費処理の詳しいルールについては、国税庁の公式サイトもあわせてご確認ください。
