ウォーターサーバーはレンタルと購入どっちがいい？法人向けに選び方を解説

法人でウォーターサーバーを導入するとき、まず悩むのが「レンタルにするか、購入するか」という選択です。毎月のコスト、メンテナンス体制、契約の柔軟性など、それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の状況に合った方法を選ぶことが大切です。

この記事では、法人がウォーターサーバーを導入する際のレンタルと購入の違いを、費用面・運用面・会計処理の面から詳しく比較していきます。

レンタルのメリット・デメリット

ウォーターサーバーのレンタルは、法人利用で最も多い導入方法です。多くのメーカーが法人向けのレンタルプランを用意しており、初期費用を抑えて始められるのが大きな魅力です。

レンタルのメリット

• 初期費用が少ない：サーバー本体の購入費用がかからず、月額レンタル料のみで導入できる。レンタル料が無料のメーカーも多い
• メンテナンス付き：定期的なサーバー交換やメンテナンスがプランに含まれていることが多く、衛生管理の手間が省ける
• 故障時の対応：レンタルの場合、故障時に無償で交換してもらえるケースがほとんど
• 解約時の処分不要：不要になったらメーカーに返却するだけ。自分で廃棄する手間がない

レンタルのデメリット

• 最低利用期間の縛り：多くのメーカーが1〜3年の最低利用期間を設けており、途中解約すると違約金（5,000〜20,000円程度）が発生する
• 長期的なコスト：利用期間が長くなると、トータルコストが購入より高くなることがある
• 機種変更の制約：レンタル中は基本的に同じ機種を使い続ける必要がある

あわせて見落としやすいのが、本体の費用とは別にかかる備品代です。オフィスで使う場合は紙コップの消費も毎月発生するため、予算に入れておくと計算がずれません。

購入のメリット・デメリット

一方、ウォーターサーバー本体を購入（買い切り）する方法もあります。長期間使い続ける予定がある法人にとっては、購入のほうがトータルコストを抑えられる場合があります。

購入のメリット

• 長期利用でコスト削減：レンタル料の支払いがないため、数年以上使うと購入のほうがお得になることが多い
• 契約期間の縛りなし：いつ利用をやめても違約金が発生しない
• 資産として計上可能：固定資産として減価償却できるため、会計処理の選択肢が広がる

購入のデメリット

• 初期費用が高い：本体価格は数万円〜10万円程度かかるのが一般的
• メンテナンスは自己責任：メーカーによる定期メンテナンスがなく、内部クリーニングは自分で行う必要がある
• 故障時のリスク：保証期間を過ぎた後の修理費用は自己負担
• 処分の手間：使わなくなった場合、自分で廃棄しなければならない

費用のシミュレーション比較

実際にどちらがお得なのか、一般的な条件でシミュレーションしてみましょう。

レンタルの場合（月額レンタル料1,100円・水代月4,000円）

• 1年間の総額：約61,200円
• 3年間の総額：約183,600円
• 5年間の総額：約306,000円

購入の場合（本体50,000円・水代月4,000円）

• 1年間の総額：約98,000円
• 3年間の総額：約194,000円
• 5年間の総額：約290,000円

この例では、約4年目あたりで購入のほうがお得になる計算です。ただし、レンタル料が無料のメーカーもあるため、その場合はレンタルのほうがずっとお得になります。各メーカーの料金体系をしっかり確認しましょう。

会計処理の違い

法人の場合、レンタルと購入で会計処理が異なります。

レンタルの場合

月額レンタル料は「賃借料」として毎月経費計上します。水代は利用目的に応じて「福利厚生費」や「接待交際費」で処理します。毎月定額の経費として処理できるため、会計処理がシンプルです。

購入の場合

購入金額が10万円未満なら「消耗品費」として一括経費計上、10万円以上なら「器具備品」として減価償却します。青色申告の法人は30万円未満であれば少額減価償却資産の特例で即時償却も可能です。

法人が選ぶ際のチェックポイント

法人でウォーターサーバーを導入するなら、以下のポイントを事前にチェックしておきましょう。

• 利用人数と消費量：従業員数に応じた水の消費量を見積もり、月々のコストを把握する
• 設置スペース：床置き型か卓上型か、オフィスの広さに合ったサイズを選ぶ
• メンテナンス体制：定期メンテナンスが含まれるプランかどうか確認する
• 契約期間と違約金：最低利用期間と中途解約時の費用を事前に確認する
• 水のノルマ：月間の最低注文数が設定されているかどうか
• 請求書・領収書の発行：法人契約で適格請求書（インボイス）に対応しているか

法人向けウォーターサーバーの比較については、ダイオーズのようなオフィス向け専門メーカーのサイトも参考になります。

設置スペースを決めるときは、コップの置き場所もあわせて考えておくと給水まわりが散らかりません。ディスペンサーがあれば紙コップを衛生的にストックできます。

浄水型という第三の選択肢

近年は、ボトル配送型のレンタル・購入だけでなく、「浄水型ウォーターサーバー」という選択肢も広がっています。水道水を本体内のフィルターでろ過して使うタイプで、水のボトルを注文する必要がなく、定額制で使い放題というのが特徴です。

従業員数が多く、水の消費量が多いオフィスでは、ボトル配送型よりも浄水型のほうがコストを抑えられることがあります。水道直結型と水道水補充型の2タイプがあるので、オフィスの水回り環境に合わせて選びましょう。

よくある質問（Q&A）

Q. 法人契約と個人契約で料金は違う？

メーカーによっては法人向けの割引プランや、複数台割引を用意しているところがあります。個人向けと同じ料金体系のメーカーも多いので、見積もりを取って比較するのがおすすめです。

Q. リースとレンタルは違うの？

厳密には異なります。リースは数年間の契約でリース会社が所有するサーバーを使う形式で、途中解約が原則不可です。レンタルはメーカーが所有するサーバーを月額で借りる形式で、比較的解約しやすいのが特徴です。ウォーターサーバー業界ではレンタル形式が主流です。

Q. 複数台設置する場合の割引はある？

オフィスフロアごとに設置する場合など、複数台を導入すると割引が適用されるメーカーもあります。導入台数が多い場合は、メーカーの法人窓口に直接問い合わせると、個別の見積もりを出してもらえることが多いです。

導入後に失敗しないための運用のコツ

法人でウォーターサーバーを導入した後、「思ったより水が余る」「従業員があまり使わない」という声が出ることがあります。導入を成功させるためのコツを紹介します。

設置場所を工夫する

従業員の動線上にサーバーを設置するのが効果的です。休憩室の奥まった場所よりも、通路沿いや作業スペースの近くに置いたほうが利用率が上がります。また、来客用にも使う場合は、受付や打ち合わせスペースの近くにもう1台設置するのも一つの方法です。

消費量を事前に見積もる

従業員1人あたりの1日の水分摂取量は、オフィスでの滞在時間を8時間として約500mL〜1L程度が目安です。従業員20人のオフィスなら、月に240L〜480L程度の消費が見込めます。この数値をもとに、適切なボトル本数やプランを選びましょう。

衛生管理の担当者を決める

サーバーの注ぎ口やドリップトレーの清掃は、誰かが担当しないと放置されがちです。総務担当者やオフィスマネージャーに清掃ルールを決めてもらい、定期的にお手入れする仕組みを作っておくと衛生的に保てます。

サーバーの横に除菌スプレーを置いておけば、気づいた人がさっと拭ける環境になります。

まとめ

法人のウォーターサーバー選びでは、レンタルと購入のどちらが自社に合っているかを、利用期間・コスト・メンテナンス体制の3つの観点から判断することが大切です。

• 初期費用を抑えたい・メンテナンスを任せたい → レンタルが向いている
• 長期間使う予定がある・契約の縛りを避けたい → 購入が向いている
• 従業員数が多く水の消費量が多い → 浄水型も検討する価値あり

どの方法を選んでも、事業目的の利用であれば経費として計上できます。自社の状況に合った導入方法を選んで、快適なオフィス環境づくりに役立ててください。法人向けの比較情報は価格.com ウォーターサーバー比較も参考になります。